C’est une question importante qui se pose lorsque le salarié travaille à domicile, soit celle de savoir qui paye pour les outils, les équipements, l’Internet, l’électricité, les photocopies, les cartouches d’encre, l’usure des composantes, l’assurance, l’installation, le branchement, etc.

Mentionnons que la Loi sur les normes du travail prévoit ce qui suit : «Lorsqu’un employeur rend obligatoire l’utilisation de matériel, d’équipement, de matières premières ou de marchandises pour l’exécution du contrat, il doit les fournir gratuitement au salarié payé au salaire minimum.» Elle prévoit aussi que : «l’employeur ne peut exiger une somme d’argent d’un salarié pour l’achat, l’usage ou l’entretien de matériel, d’équipement, de matières premières ou de marchandises qui aurait pour effet que le salarié reçoive moins que le salaire minimum.»

Ainsi, la loi fait une distinction entre les salariés qui ne reçoivent que le salaire minimum et ceux qui reçoivent plus que le salaire minimum. Donc, selon les termes de la loi, un télétravailleur percevant le salaire minimum ne peut être tenu de payer l’équipement nécessaire à l’accomplissement de ses tâches. Au contraire, un salarié qui reçoit un salaire plus élevé que le salaire minimum pourrait être tenu de payer tout l’équipement tels que l’ordinateur, l’imprimante, le photocopieur, le télécopieur, le téléphone, etc., pourvu que son salaire ne soit pas inférieur au salaire minimum.

Donc, il en découle que l’employeur peut légalement exiger une somme d’argent de la part du salarié pour l’achat du matériel, de l’équipement, de la papeterie, etc. que le salarié est obligé d’utiliser pour l’exécution de sa prestation de travail en télétravail. Toutefois, dans tous les cas, il doit recevoir au moins le salaire minimum après avoir acquitté les frais reliés à ces dépenses. Cependant, l’employeur n’a pas à rembourser le salarié s’il possède déjà l’équipement nécessaire à l’exécution du travail en télétravail lors de l’embauche. Ainsi, si le salarié doit utiliser son propre ordinateur pour le bénéfice de l’entreprise de l’employeur, celui-ci doit rembourser les frais d’usage et d’entretien si l’ensemble des dépenses du salarié ont pour effet qu’il reçoit moins que le salaire minimum. Dans les faits, l’employeur doit utiliser l’entente, ou sa politique, pour clarifier les frais qui sont à la charge du salarié et ceux qu’il est prêt à rembourser, et ce, pour éviter des désaccords et des litiges. Encore mieux, l’employeur devrait avoir en main une procédure de remboursement des frais.

Un certain nombre d’éléments devraient normalement se retrouver dans la politique de télétravail de l’entreprise. Il n’existe pas encore de formule magique ou de clause obligatoire pour le contenu même de celle-ci. Chaque organisation doit établir le contenu de sa politique en fonction, notamment, de ses objectifs, de ses moyens, de son historique, de sa structure organisationnelle, de son mode de gestion, de sa pratique habituelle, de sa méthode de travail, de ses valeurs organisationnelles, du fait qu’elle soit syndiquée ou non, etc. Dans la présente section du présent ouvrage, nous proposons, pour chacune des rubriques, divers éléments. Il ne s’agit que de suggestions et il revient à chaque entreprise d’opter pour le contenu qu’elle désire, en fonction de ses propres besoins et moyens. Une politique pourrait contenir, notamment, les différentes rubriques suivantes, soit :

• Un préambule ou une introduction ;

Il s’agit de faire une courte introduction dans laquelle l’on indique les objectifs visés, le fait que le télétravail est volontaire et qu’il n’est pas un droit acquis, la primauté de la convention collective ou d’autres politiques de l’employeur, etc.

• Le champ d’application et l’objet de la politique ;

Il s’agit ici d’indiquer à qui s’applique la politique, que la personne soit un salarié, un cadre, un cadre supérieur, ou encore un dirigeant.

• Le cadre juridique applicable ;

Il s’agit de faire une courte énumération de l’ensemble des lois applicables.

• Les définitions ;

Il s’agit de faire une courte énumération des définitions qui permettent de comprendre ce qu’est le télétravail pour l’entreprise, quelles sont les personnes concernées et impliquées, quel type de travail est couvert par la politique, etc.

• Les droits et responsabilités des parties ;

Évidemment, en matière de télétravail, les droits et obligations des parties ne sont pas différents de ce qu’ils sont en situation de travail en entreprise. Toutefois, être précis peut s’avérer important en ce qui concerne les éléments liés au télétravail.

• Les critères d’admissibilité ;

Cette rubrique a pour but d’indiquer quels sont les emplois, les postes, les fonctions les catégories d’emploi, les catégories d’employés, le nombre d’années de service ou d’expérience et les différents critères de sélection des emplois, des postes, des fonctions admissibles au télétravail.

• Les modalités d’application ;

Dans cette section l’on peut référer, entre autres, aux différents éléments suivants, soit :

• La mise à l’essai du télétravail, le cas échéant ;
• La désignation du lieu de travail ;
• L’espace de travail utilisé à domicile ;
• Les fournitures, équipements et outils liés aux technologies de l’information et des communications ;
• L’obligation d’utiliser le fournisseur de l’employeur pour les technologies ;
• L’horaire de travail et la disponibilité ;
• La supervision du travail ;
• La santé et sécurité du salarié ;
• La sécurité des équipements et la confidentialité des données de l’entreprise ;
• L’application des politiques internes ;
• L’incapacité de fournir la prestation de travail ;
• La gestion du rendement et de la performance ;
• La visite des lieux ;
• Le processus d’approbation du télétravail ;

Cette section peut comprendre la désignation du processus d’approbation du télétravail, soit par une demande écrite, la désignation de la personne qui effectue l’approbation, la signature de l’entente de télétravail, l’obligation d’être formé pour effectuer du télétravail, etc.

• Communications

Dans cette rubrique, l’entreprise doit indiquer l’ensemble des modalités de communication entre le télétravailleur et le supérieur immédiat et les autres personnes de l’entreprise. Doivent également être prévus les moyens et les délais pour répondre aux demandes transmises par l’employeur au salarié et les différentes responsabilités et obligations du télétravailleur de se tenir au courant des événements de l’entreprise, etc.

• Remboursement des frais

Pour éviter toute situation problématique ou litigieuse, nous recommandons que soit prévue dans la politique une section concernant les frais qui seront assumés par le télétravailleur et ceux qui seront assumés par l’entreprise. Évidemment, cette section doit être en lien avec les autres politiques de l’employeur, le cas échéant, et avec la convention collective applicable, si c’est le cas.

• Entrée en vigueur et les modifications

Cette rubrique désigne la date d’entrée en vigueur, et la date de fin possible, de la politique. Elle prévoit aussi que l’employeur achemine aux personnes concernées un avis de modifications lorsque nécessaire.